Excel / 特殊情況的自動序號

最近臉書常常推播中國的短影音

對我而言比較有學習意義的是Excel技巧

其他像是PS修圖技巧、windows系統調整等等,應該用不太到

既然網路給我這樣的資源,我就記錄一下

因為影片通常只有步驟,不會解釋原理

Ecexl技巧,尤其是用到公式,如果沒搞清楚其中的原理

之後很難應用到其他情境

今天看到的Excel技巧是在工作表產生序號

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第1種很常見,沒有用到公式,就是連續自動填充,適用在連續的列表


第2種也很常見,用到row()函數,也適用在連續的列表

原理是用row()函數取得當前的列數,再扣掉起始位置

例如影片,A3是序號1,A3用row()會得到3,所以要-2才會是1


第3種跟第4種就不常見

第3種是序號欄位存在合併單元格(跨欄置中)的情況

1. 首先,選取需要輸入序號的單元格列

影片是A3、A6、A10、A12

備註:選取合併單元格,上方的"名稱方塊",顯示的是這些合併儲存格之中最小的那個

例如範例是A3到A5合併成一個儲存格,點選這個範圍的儲存格,顯示的是A3

2. 在公式視窗輸入等號(=),然後輸入 Max 函數

3. 點擊A1,並按下 F4 進行鎖定,$A$1

4. 輸入英文的冒號(:)

5. 點擊起始儲存格,A3的前一列,A2

6. 補齊括號,並+ 1

7. 最後,使用 Ctrl + Enter 自動填充公式

A3的公式=MAX($A$1:A2)+1

A6的公式=MAX($A$1:A5)+1

原理是利用MAX取得A3/A6之前範圍內的最大值

因為A3之前的範圍是A1:A2,沒有數值,會得到0,所以+1,成為初始序號,1

A6之前的範圍是A1:A5,這個範圍只有1個數值,1,累+1,成為序號2

後面以此類推


第4種隔行序號,像是好幾個表格續接在一起

1.選取儲存格,影片是A3到A20

2. Ctrl + G 開啟定位窗口。

3. 點擊"特殊", 設定定位條件

4. 選擇空值,然後點擊確定

5. 這樣會選取範圍中的空儲存格,在公式視窗輸入等號(=),預設是會輸入在第一個被選取的儲存格,這裡是F3

再輸入N函數

6. 點取F3上方儲存格F2,完成N函數,再加 1,=N(F2)+1

7.使用 Ctrl + Enter 自動填充公式,選取的空儲存格會填入以下公式

F3= N(F2)+1

F4= N(F3)+1

.

F7 = N(F6)+1

.

原理是利用N函數,將儲存格內的文字轉換成0

由於每一個初始序號前都是欄位名稱,文字

例如F3之前的F2是欄位名稱"序號",N(F2)會返回0,所以+1,會變成初始序號,1

而F4,N(F3),會返回F3的值,1,再累+1,變成序號2

後面以此類推

 

第3種跟第4種方式,都運用了累加跟 Ctrl + Enter 自動填充公式