Word / 使用VBA分割word內的表格

Word / 使用VBA分割word內的表格

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最近收到一個有審查意見的word檔

從內容看起來，老師應該是從excel複製貼上的

(圖示裡面的個資都是來自假文產生器，並不是實際檔案)

但是因為要分別給不同的人員

當然可以純手工分割這些表格(我一開始也是這樣)

不過由於這個過程還蠻規律的

1.複製第1列+第2列

2.開新檔案

3.用其中一個欄位的內容為檔案名稱

4.存檔

5.回到原檔案

6.刪掉第2列資料

7.然後再複製第1列 跟 新的第2列資料

重複1~6

所以在純手工之後，嘗試以VBA來處理這個流程

版本1，將原始檔案另存成docm 啟用巨集的格式，編輯與執行VBA

備註：因為程式是直接寫在檔案內，所以在測試時很容易忘記先存檔

然後最後就關閉檔案…

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Public Sub 表格分割()
    '取得工作檔案名稱
    Dim workFile As String
    workFile = ActiveDocument.Name
    pathFile = ActiveDocument.Path & Application.PathSeparator & ActiveDocument.Name
    
    '指定文件夾
    'ChangeFileOpenDirectory "C:\Users\edu\Documents\"
    Dim fDialog As FileDialog
    
    ' 建立選擇目錄的對話方塊
    Set fDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    
    If fDialog.Show Then
    ' 顯示選擇的目錄
        'MsgBox fDialog.SelectedItems(1)
        ChangeFileOpenDirectory fDialog.SelectedItems(1)
    End If

    'ActiveDocument.Tables(1).Select
    Dim mytable As Table
    Set mytable = ActiveDocument.Tables(1)
   
    'Debug.Print mytable.Rows.Count
    
    ' for loop start
    Dim i As Integer
    
    For i = 2 To mytable.Rows.Count
        ActiveDocument.Range(mytable.Rows(1).Range.Start, mytable.Rows(2).Range.End).Select
        
        Selection.Copy
        
        '新增檔案
        Documents.Add Template:="Normal", NewTemplate:=False, DocumentType:=0
        
        '橫式頁面
        If ActiveDocument.PageSetup.Orientation = wdOrientPortrait Then
            ActiveDocument.PageSetup.Orientation = wdOrientLandscape
        Else
            ActiveDocument.PageSetup.Orientation = wdOrientPortrait
        End If
        
        '使用在目的文件中所使用的樣式
        Selection.PasteAndFormat (wdUseDestinationStylesRecovery)
        
        'Selection.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter
        
        '指定的表格 在頁面置中
        ActiveDocument.Tables(1).Rows.Alignment = wdAlignRowCenter
        
        '取得儲存格資料 並移除特殊符號
        Dim sName As String
        Dim nName As String
        
        sName = ActiveDocument.Tables(1).Cell(2, 1).Range.Text
        
        '移除表格儲存格最後面的2個特殊符號 ASCII 13 Carriage Return, ASCII 7 Bell
        nName = Left(sName, Len(sName) - 2)
        
        'Debug.Print nName
        'Debug.Print Len(nName)
        
        ActiveDocument.SaveAs2 FileName:=nName & ".docx"
                
        ActiveDocument.Close
        
        '將視窗切換到 工作檔案
        Documents(workFile).Activate
                    
        '刪除表格的第2列資料
        ActiveDocument.Tables(1).Rows(2).Delete
        
     Next i:
    'for loop end
    
     MsgBox "完成，即將關閉檔案"
     
     '不存檔 關閉整個word程式
     Application.Quit SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges
    
End Sub

 

版本2，新增一個docm檔案，將原始檔案作為資料來源

部分程式碼是取自 VBA / 使用Word VBA批次轉換成PDF

主要是修改”開始分割表格”的程式碼

備註：ActivaX按鈕的程式碼必須綁定按鈕，也就是程式碼是觸動事件要執行的內容，這在excel也是一樣的用法

(excel還多了2個可以設定執行程式的方式：1.用舊表單的按鈕、2.圖形，都可以指定巨集)

而且程式碼是寫在檔案本身(ThisDocument)，而不是在模組

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Private Sub cmdGO_Click()

    Application.ScreenUpdating = False
    
    Dim i As Integer, j As Integer, f As String, r As String
    
    i = 2
    j = 2
        
    'VBA程式所在的檔案資訊
    Dim FileName As String
    FileName = ActiveDocument.Name
    
    '取出表格內的檔案
    '檔案路徑
    f = Documents(FileName).Tables(1).Cell(i, 2).Range.Text
    '新增檔案命名的依據
    r = Documents(FileName).Tables(1).Cell(i, 3).Range.Text
    
    '去掉word表格內的非列印字元
    f = Left(f, Len(f) - 2)
    r = Left(r, Len(r) - 2)
    
    If f <> "" And r <> "" Then
        While f <> "" And i <= Documents(FileName).Tables(1).Rows.Count
           '檢查檔案是否存在
            If Dir(f) <> "" Then
                '開啟表格內的檔案
                Documents.Open FileName:=f
                
                '取得檔案名稱
                Dim workFile As String
                workFile = ActiveDocument.Name
                
                '取得邊界
                tbMargin = PointsToMillimeters(ActiveDocument.PageSetup.TopMargin)
                lrMargin = PointsToMillimeters(ActiveDocument.PageSetup.RightMargin)
                
                '設定工作資料夾
                '建立選擇目錄的對話方塊
                Dim fDialog As FileDialog
                
                Set fDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
                
                fDialog.Filters.Clear
                
                fDialog.InitialFileName = ActiveDocument.Path & Application.PathSeparator
                
                If fDialog.Show Then
                    '顯示選擇的目錄
                    'MsgBox fDialog.SelectedItems(1)
                    ChangeFileOpenDirectory fDialog.SelectedItems(1)
                End If
                            
                Dim mytable As Table
                Set mytable = ActiveDocument.Tables(1)
               
                'Debug.Print mytable.Rows.Count
                
                ' for loop start
                Dim p As Integer
                
                For p = 2 To mytable.Rows.Count
                    ActiveDocument.Range(mytable.Rows(1).Range.Start, mytable.Rows(2).Range.End).Select
                    
                    Selection.Copy
                    '建立新檔案
                    Documents.Add Template:="Normal", NewTemplate:=False, DocumentType:=0
                    
                    'Debug.Print ActiveDocument.Name
                    
                    '橫式頁面
                    If ActiveDocument.PageSetup.Orientation = wdOrientPortrait Then
                        ActiveDocument.PageSetup.Orientation = wdOrientLandscape
                    Else
                        ActiveDocument.PageSetup.Orientation = wdOrientPortrait
                    End If
                    
                    '設定邊界
                    ActiveDocument.PageSetup.TopMargin = MillimetersToPoints(tbMargin)
                    ActiveDocument.PageSetup.BottomMargin = MillimetersToPoints(tbMargin)
                    ActiveDocument.PageSetup.LeftMargin = MillimetersToPoints(lrMargin)
                    ActiveDocument.PageSetup.RightMargin = MillimetersToPoints(lrMargin)
                    
                    '使用在目的文件中所使用的樣式
                    Selection.PasteAndFormat (wdUseDestinationStylesRecovery)
                                    
                    '段落置中
                    'Selection.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter
                    
                    '指定的表格 在頁面置中 (所有資料列置中)
                    ActiveDocument.Tables(1).Rows.Alignment = wdAlignRowCenter
                                    
                    '取得儲存格資料 並移除特殊符號
                    Dim sName As String, nName As String
                    
                    Dim m As Integer
                    
                    '將數文字轉成數字
                    m = CInt(r)
                    
                    sName = ActiveDocument.Tables(1).Cell(2, m).Range.Text
                    
                    '移除表格儲存格最後面的2個特殊符號 ASCII 13 Carriage Return, ASCII 7 Bell
                    nName = Left(sName, Len(sName) - 2)
                    
                    'Debug.Print nName
                    'Debug.Print Len(nName)
                    
                    '儲存檔案
                    ActiveDocument.SaveAs2 FileName:=nName & ".docx"
                                   
                    ActiveDocument.Close
                    
                    '將視窗切換到 工作檔案
                    Documents(workFile).Activate
                    
                    '刪除表格的第2列資料
                    ActiveDocument.Tables(1).Rows(2).Delete
                    
                 Next p:
                'for loop end
                
                '將視窗切換到 工作檔案
                 Documents(workFile).Activate
                 
                 '關閉檔案 不儲存修改
                 ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges
                    
            Else
                 MsgBox "檔案:" & f & "不存在，請查看是否有拼錯字"
            End If
            
            i = i + 1
            f = Documents(FileName).Tables(1).Cell(i, 2).Range.Text
            f = Left(f, Len(f) - 2)
            
            '釋放CPU資源 可以執行其他程序
            DoEvents
                    
        Wend
        
        MsgBox "執行完成"
        
    Else
        MsgBox "請確認表格資料是否完整!!"
        
    End If
        
    Application.ScreenUpdating = True
    
End Sub

 

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